توصیه هایی برای مدیریت شکایت های کارکنان|پایگاه خبری اخبار ساخته ها

به گزارش اخبارساخته ها؛\xa0

حالت دفاعی به خود نگیرید

بعضی از مدیران به محض روبه رو شدن با هر گونه شکایتی از بیرون سازمان، موضعی دفاعی و دشمنانه به خود می گیرند و فکر می کنند که شاکیان دارند به شخصیت آنها توهین می کنند اما چنین رویکردی حل مساله را دشوارتر و گاه غیرممکن می سازد درحالی که تمرکز ، بر اطلاعات و راه حل ها می تواند هم به حل مشکل کمک کند و هم آن شکایت را به فرصتی برای بهبود امور تبدیل کند.

واقعیت ها را درک کنید

هر فردی با دلیل و هدف مشخصی اقدام به شکایت ، و گله گزاری از شما و سازمانتان می کند که شما حتما باید آن دلیل را به روشنی دریابید.بنابراین پیش از هرگونه نتیجه گیری عجولانه در ابتدا از دلایل و ریشه های بروز شکایت آگاه شوید و از زوایای مختلف به قضایا بنگرید و برای این کار باید به عقاید و نظرات شاکیان به خوبی گوش فرا دهید.

با دقت و صبر به سخنان شاکیان گوش کنید

وقتی فردی شکایتی را مطرح می سازد انتظار دارد که شما سخنان او را بشنوید و بفهمید. پس در هنگام صحبت ، او با مطرح ، سوالاتی دقیق به او اطمینان دهید که به او توجه دارید و شرایط را درک می کنید.با این کار هم به فرد شاکی احترام گذاشته اید و هم از انتظارات و خواسته های او آگاه شده اید و همه اینها باعث می شود تا شکایت از یک تهدید به یک فرصت تبدیل شود.

احساسات شاکیان را درک کنید

شما ممکن است ،وما با عقاید و نظرات شاکیان موافق نباشید اما به جای بحث و جدل با آنها سعی کنید با گفتن جملاتی مانند «من به شما حق می دهم که آزرده خاطر باشید» یا «من می دانم که این مساله شما را اذیت می کند» آنها را آرام سازید تا آنها نیز به استدلال ها و توجیهات شما گوش کنند.

بکوشید مساله را حل کنید و راه حل پیشنهاد کنید

سریع ترین راه برای توجه ، به یک مساله، حل فوری آن است. متاسفانه بسیاری از مدیران به دلایل مختلف شکایات متعددی را لاینحل باقی می گذارند و نسبت به آن بی توجهی می کنند درحالی که اگر دیدید که یک راه برای حل مشکل کارآیی ندارد حتما باید به سراغ راه حل های دیگر بروید تا بستر بروز شکایت از بین برود.

از دیگران به خاطر شکایات و انتقادهای سازنده شان تشکر کنید

دریافت شکایات می تواند امری مثبت و امیدوار کننده باشد چرا که نشان می دهد راه های ارتباطی بین شما و بیرون هنوز گشوده است. شکایت های سازنده می تواند به مدیران در شناسایی مشکلات و نقاط ضعف کمک شای، کند و موانع پیشرفت کار را مرتفع سازد. بنابراین گوش فرادادن به شکایت ها و سپاسگزاری در قبال آنها باعث تقویت روابط و پیوندها می شود.

️افراد صالح و من، را مسوول پاسخگویی به شکایات کنید

خیلی وقت ها ممکن است شما بهترین و مطلع ترین فرد برای پاسخگویی به شکایات نباشید و لازم است که از سایر افرادتان بخواهید این کار را انجام دهند. در چنین شرایطی باید من، ترین گزینه را برای این کار انتخاب کنید و توصیه های لازم را به او منتقل سازید. در این حالت شما بدون اینکه از پاسخ دادن به شکایات شانه خالی کنید نقش «دریافت کننده شکایات» و «پیگیری کننده» را ایفا می کنید.

شفاف باشی

دریشه بروز بسیاری از شکایات در درون سازمان ها عدم شفافیت اطلاعاتی و آگاهی کارکنان از واقعیت های جاری در سازمان است. هنگامی که زیردستان شما درک درست و کاملی از واقعیت ها و محدودیت ها نداشته باشند بستر مساعدتری برای شکایت ، و به اصطلاح «غر زدن» بین آنها به وجود می آید. برای پیشگیری از چنین وضعیتی کافی است به پرسش ها و نگر، های افرادتان به موقع و به طور شفاف پاسخ دهید و برای این شفافیت اطلاعاتی و در جریان قرار دادن دیگران بهترین کار است.

برای دریافت شکایات سازنده فراخوان بدهید

مدیر، که برای آگاهی از شکایات و گله های کارکنانشان علاقه نشان می دهند خیلی زود و به آس، درمی یابند که کارکنانشان تا چه اندازه نسبت به خواسته ها و نگر، های آنها اهمیت قائل می شوند. واقعیت آن است که بسیاری ازکارمند، که بیشتر شکایت می کنند افرادی دلسوزتر هستند که دوست دارند کارها بهتر انجام شود. استفاده از این پتانسیل ها می تواند مشکلات و محدودیت ها را هرچه سریع تر هویدا سازد و از رشد و خطرناک تر شدن آنها جلوگیری کند.

هر روز به طور متوسط ۱۵ دقیقه را صرف گوش ، به شکایت های کارکنانتان کنید

تبدیل شدن رسیدگی به شکایات و گله های کارکنان یکی از عادات مدیران موفق است که آنها را در جریان امور قرار می دهد، آن هم با صرف کمترین هزینه و وقت.

نگذارید شکایات تبدیل به نارضایتی و بحران شوند

رسیدگی به موقع به درد دل ها و گلایه های کارکنان و پاسخگویی من، به آنها باعث افزایش جو آرام و دوستانه در سازمان شده و از بروز نارضایتی ها بین افراد جلوگیری می کند.

\xa0

انتهای پیام/